電子帳簿保存法の改正について

電子帳簿保存法の改正について

2021/10/08　メルマガ

令和３年度の税制改正により、電子帳簿保存法について改正がございます。
今回の改正については
①　電子帳簿等保存
②　スキャナ保存
③　電子取引に係る授受データの保存

の３点がございます。
①及び②は直近でのご対応は任意となっておりますが、③につきましては２０２２年１月１日より全事業者において強制的に適用開始となりますので、
今回のメールマガジンにて、皆様にお知らせ申し上げます。

 

＜電子取引＞

１．電子取引とは？
「電子取引」とは、取引情報（取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書
その他これらに準ずる書類に通常記載される事項）の授受を電磁的方式により行う取引をいいます。
（電子帳簿保存法　第２条第６項）
例えば、電子取引の具体例として、メール添付などで請求書をpdfで受領する場合です。

２．改正点
（１）電磁的記録の紙保存の廃止
2022年1月1日の改正前は、電子取引により受領した取引情報がデータであった場合、
そのデータを出力した書面等により保存することも認められていましたが、改正後は、紙により出力した書面等の保存措置が廃止され、
出力した書面等は、保存書類として取り扱わないこととされました。
改正後は、受領したデータ自体が原本になります。
（国税庁　電子帳簿保存法【電子取引Ｑ＆Ａ】問４より）
具体的には、pdfで受領した請求書は紙で出力したものが原本の扱いでしたが、今後、紙での保存は認められず、そのpdfデータ自体を保存しなければなりません。

（２）検索機能要件
請求書や領収書等を電子取引により受領した場合には、可視性を担保するために、検索できる形で保存しなければなりません。
具体的には、「日付」「相手先」「金額」の３項目をファイル名・フォルダ名等に付けるような形で保存をしなければなりません。
（国税庁　電子帳簿保存法【電子取引Ｑ＆Ａ】問１２より）

（３）タイムスタンプ等
請求書や領収書等を電子取引により受領した場合には、真実性を担保するために、タイムスタンプ等が押された状態で保存しなければなりません。
また、タイムスタンプに変えて、社内に規程を作成する事で替えることも出来ます。
（国税庁　電子帳簿保存法【電子取引Ｑ＆Ａ】問２２より）
中小企業の多くにとっては、現実的にはタイムスタンプではなく社内規程の作成による対応が多くなると考えられます。

３．具体例のまとめ
【メールで請求書を受け取った場合】

メールの添付ファイルで請求書をpdf等で受領した場合には、そのpdf等について保存しなればなりません。
その場合、２（２）の検索要件を充足するような形でファイル名やフォルダ名を付ける必要があります。
また、２（３）の社内規程が必要になります。

４．結論
2022年1月1日より、電子取引により受領した資料については、例外なく、紙ではなくデータで、かつ一定のルールの基で保存しなければなりません。
また、データが原本になりますので、ローカルＰＣにしかデータを保存していない場合は、ＰＣが壊れてデータが失われると、
過去の取引を証明できなくなってしまいます。
それを防ぐためのバックアップシステムのあるサーバーや、クラウドシステム等の導入もご検討下さい。

また、このテーマについては、更に深堀してお伝えをする必要がありますので、順次、メールマガジンにてお知らせ致します。

その他、疑問点等がありましたら、担当者にお伝えください。
ご不明点等について所内で集約して、皆様にお伝えできればと存じます。

宜しくお願い申し上げます。

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税理士法人九段会計事務所
代表　髙木　功治

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